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Cómo la tecnología moderniza los informes en distribución
Por Marc van Gaalen | Consultor empresarial sénior de Visual Retailing
En la industria de la distribución, las auditorías de tiendas y el grado de conformidad dependen en gran medida de una comunicación eficaz y de preservar la integridad de la marca.
Tradicionalmente, los informes de evaluación de tiendas se elaboran a mano y los empleados utilizan una hoja de papel para hacer recuento del inventario, señalar problemas del equipamiento y reflejar el grado de conformidad.
Pese a tratarse de un método válido, los informes recogidos en papel abundan en errores y son poco eficaces, por no decir redundantes, además de requerir demasiado tiempo.
Transformar los datos recopilados manualmente en análisis suele implicar un desfase temporal entre la auditoría y la presentación de las conclusiones de los informes a la dirección. Como consecuencia, se pierde la oportunidad de poner en práctica las medidas correctivas oportunas.
La conformidad no es una palabra incómoda
La industria de la distribución gira en torno a las personas. Por este motivo, las personas son también el factor de riesgo número uno del sector. Desde la conducta de los empleados hasta la prevención de pérdidas, pasando por las normas de seguridad, los distribuidores deben estar preparados para abordar estos riesgos de un modo que cale entre los empleados y resulte en un programa de conformidad eficaz.
Sin embargo, según un estudio de la empresa de descuentos y especialista en estudios del sector RetailMeNot, aproximadamente el 48 % de las tiendas presentan irregularidades a lo largo del año. La magnitud de esta cifra evidencia una comunicación insuficiente e implica una enorme pérdida de tiempo, recursos y, en última instancia, dinero. La existencia de tiendas no conformes repercute negativamente en la percepción de marca, con la consiguiente pérdida de oportunidades de ventas y de interés del cliente.
Factores como una supervisión insuficiente, la ausencia de responsabilidad y la excesiva complejidad del proceso de comercialización contribuyen a estas deficiencias en cuanto a conformidad.
La oficina central no debe contentarse con el uso de listas de verificación como mera herramienta de medida de sus tiendas. De hecho, en ocasiones el temor impide que las funciones de auditoría interna, prevención de pérdidas u operaciones de la tienda salgan a la luz.
Nadie quiere cargar con la culpa de un bajo rendimiento, especialmente cuando podrían haberse obtenido resultados mucho mejores con una mínima proactividad. Al simplificar y unificar el proceso de conformidad, los distribuidores incrementan su eficiencia operativa, además de motivar al personal y promover el sentido de la responsabilidad en cada una de sus tiendas.
Un cuestionario más eficaz
Los avances tecnológicos han hecho posible la creación y puesta en práctica de un programa de evaluación de tiendas más efectivo.
El software de auditoría para distribución facilita el uso de preguntas cuantitativas y cualitativas sopesadas adecuadamente para cada tienda e incorpora un mecanismo automático para la recopilación y calificación de los datos en tiempo real, lo cual puede acelerar el proceso.
Esta tecnología, basada en la nube, proporciona asistencia a todas las funciones de evaluación de tiendas, ayudando de este modo a la oficina central y a los gerentes de estas a llevar a cabo evaluaciones coherentes que cumplan los objetivos operativos y normativos. Con ella la organización puede disponer de un archivo centralizado que recoge toda la documentación relevante, valora las auditorías, efectúa un seguimiento de las tiendas no conformes y gestiona las medidas correctivas.
Cinco áreas clave en las que esta nueva tecnología mejora el proceso de auditoría en el ámbito de la distribución son:
Mayor coherencia: Una recogida de datos coherente a partir de listas de verificación estandarizadas proporciona la información más útil. Las evaluaciones automáticas promueven la coherencia mediante modelos de calificación personalizados y la selección de respuestas predeterminadas a preguntas concretas. Esto facilita la obtención de información sobre el terreno y su posterior transmisión.
Eliminación de redundancia y costes: Los procesos en papel empleados actualmente son lentos y engorrosos, además de costosos. Con una solución electrónica, los datos se introducen una sola vez en la tienda y se guardan automáticamente. Al eliminar los costes que supone la impresión, las evaluaciones de tienda basadas en la nube son un modo simple de incrementar los resultados económicos de la empresa.
Perfeccionar los elementos de actuación y KPI: Con el software de auditoría la dirección puede evaluar parámetros de rendimiento clave (KPI) en tiempo real. Esta información supone que la dirección puede ayudar a las tiendas a identificar problemas operativos y poner en práctica un planteamiento proactivo en aquellas áreas que necesitan mayor atención. Al disponer de datos centralizados y accesibles desde cualquier lugar, los equipos pueden tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez.
Incrementar la conformidad y el rendimiento de las tiendas: La tecnología de evaluación de tiendas proporciona información sobre tendencias. También permite a la dirección clasificar las tiendas y distritos basándose en evaluaciones que pueden utilizarse para motivar y recompensar la conformidad. Gracias al seguimiento automático de los cambios, las empresas pueden ofrecer incentivos sin preocuparse por una posible manipulación de la evaluación de las tiendas.
Mejorar la comunicación: Dictar los planes al personal y esperar que este los cumpla no es suficiente. La alternativa consiste en hacerles partícipes en los procesos de planificación y toma de decisiones. Las soluciones inteligentes para distribución ofrecen a los empleados la oportunidad de hacer oír su voz en la oficina central, especialmente cuando se trata de empleados de primera línea que pueden aportar percepciones e información valiosa.
Excelencia operativa
Tanto a la hora de reducir las pérdidas como de satisfacer las demandas de la oficina central, los informes de evaluación de tiendas son un elemento fundamental para la protección y documentación de los activos de la empresa.
El software de auditoría reduce en gran medida los errores humanos durante el proceso de realización de los informes. Se trata de una alternativa rentable que permite a la dirección conocer en profundidad cada una de sus tiendas.
Sobre Marc van Gaalen
Marc van Gaalen es consultor empresarial sénior de Visual Retailing y director de proyectos principal para todas las grandes cuentas. Como experto en distribución, Marc optimiza los procesos de clientes y organizaciones para abordar sus retos comerciales actuales y futuros al tiempo que identifica oportunidades de mejora en la funcionalidad de sus programas.